Livro-caixa no carnê-leão: que despesas quem recebe do exterior pode deduzir

A resposta curta

Se você trabalha por conta própria, sem vínculo de emprego, pode deduzir da renda do mês as despesas necessárias para trabalhar, desde que as registre no livro-caixa e guarde os comprovantes. Isso vale também para o que você recebe do exterior: o limite da dedução é a renda do mês recebida de pessoas físicas, de empresas e do exterior.

Ficam de fora a compra de computador, móveis e equipamentos, a depreciação, o leasing e, salvo para representante comercial, o transporte. Se as despesas passarem da renda do mês, o excesso vai para os meses seguintes, até dezembro.

Quem pode usar o livro-caixa

A Lei nº 8.134/1990, no artigo 6º, permite que quem recebe rendimentos do trabalho não assalariado deduza da receita da atividade três tipos de gasto: a remuneração paga a empregados, com os encargos trabalhistas e previdenciários; os emolumentos pagos a terceiros; e as despesas de custeio necessárias para receber a renda e manter a fonte produtora. A lei inclui os titulares de cartórios e os leiloeiros.

A página de deduções do carnê-leão resume o alcance: só o trabalhador autônomo, o leiloeiro e o titular de cartório usam o livro-caixa, e ele não serve para rendimentos de aluguel nem de transporte. A mesma página diz que as despesas podem ser deduzidas no cálculo do carnê-leão, limitadas à renda recebida no mês de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior pela prestação de serviços sem vínculo empregatício.

O que entra e o que fica de fora

Despesa de custeio, nas perguntas e respostas da Receita, é a indispensável para receber a renda e manter a fonte produtora, como aluguel, água, luz, telefone e material de expediente ou de consumo. Ela precisa ser necessária, normal, usual e ter relação com a atividade. A tabela junta o que a Receita diz em cada caso.

Despesas no livro-caixa de um autônomo, segundo a Lei nº 8.134/1990 e as orientações da Receita Federal para 2026
Despesa	Entra?	O que diz a regra
Aluguel de sala, água, luz, telefone, material de escritório	Sim	São despesas de custeio, com documento
Propaganda, congressos e seminários ligados à atividade	Sim	Com comprovante; no caso dos eventos, sem despesas de acompanhante
Livros, publicações e roupas especiais exigidas pela atividade	Sim	Desde que comprovados e escriturados
Contribuições a sindicatos, associações e conselhos	Sim	Se a participação for necessária para receber a renda
Pagamentos a terceiros	Sim	Com vínculo de emprego, ou sem vínculo se forem despesa de custeio necessária
Computador, móveis, equipamentos, instalação do escritório	Não	São aplicação de capital: vão para a ficha Bens e Direitos
Depreciação e arrendamento mercantil (leasing)	Não	A lei proíbe a dedução
Transporte, combustível, estacionamento, manutenção do carro, IPVA	Não	Só para o representante comercial autônomo, quando paga por conta própria
A sua própria contribuição ao INSS	Não no livro-caixa	Ela já é deduzida à parte no cálculo do carnê-leão

Se você trabalha em casa

Quando o imóvel é ao mesmo tempo moradia e local de trabalho, a pergunta 436 da Receita admite deduzir um quinto das despesas de aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, celular e condomínio, se não for possível comprovar qual parte vem da atividade. Consertos, conservação e reformas de um imóvel próprio não são dedutíveis.

O limite do mês e o excesso

As deduções não podem passar da receita mensal da atividade, diz o artigo 6º da lei. Se passarem, o excesso entra nos meses seguintes, até dezembro; o que sobrar no fim do ano não passa para o ano seguinte.

Segundo a página de deduções, o programa Carnê-Leão calcula esse limite e transporta o excedente sozinho. O manual do Carnê-Leão mostra a tela de compensação do livro-caixa, com os rendimentos considerados no limite e o excesso que fica para os meses seguintes.

Um exemplo com a tabela de 2026

Os números são inventados. Em um mês você recebe R$ 10.000 de um cliente do exterior e paga R$ 1.200 de aluguel de sala, R$ 100 de telefone e R$ 200 de material de escritório: R$ 1.500 de despesas. O cálculo usa a tabela mensal de 2026 e nenhuma outra dedução, como INSS ou dependentes. Como a renda do mês passa de R$ 7.350, a redução da Lei 15.270 não se aplica, como explica o guia da isenção até R$ 5 mil.

Com o livro-caixa, o imposto do mês cai R$ 412,50, que é 27,5% das despesas deduzidas. Se em vez da sala você trabalhasse em casa, com R$ 3.000 de despesas da moradia e sem como separar a parte profissional, o quinto admitido seria R$ 600.

Carnê-leão de um mês inventado com R$ 10.000 recebidos do exterior, pela tabela mensal de 2026
Caso	Dedução do livro-caixa	Base de cálculo	Imposto do mês
Sem livro-caixa	R$ 0,00	R$ 10.000,00	R$ 1.841,27
Com a sala, o telefone e o material	R$ 1.500,00	R$ 8.500,00	R$ 1.428,77
Em casa, com um quinto de R$ 3.000	R$ 600,00	R$ 9.400,00	R$ 1.676,27

Um mês fraco seguido de um mês forte

Outro caso inventado. No primeiro mês você recebe R$ 2.000 e tem R$ 2.600 de despesas: deduz R$ 2.000, a base fica em zero e sobram R$ 600 para o mês seguinte. No segundo, recebe R$ 9.000 e tem R$ 1.000 de despesas; somando o excesso, deduz R$ 1.600, a base fica em R$ 7.400 e o imposto do mês é R$ 1.126,27. Sem o excesso, a base seria R$ 8.000 e o imposto, R$ 1.291,27.

Comprovantes e registro

A lei exige provar receitas e despesas com documentação idônea, escriturada no livro-caixa e guardada à disposição da fiscalização enquanto não ocorrerem a prescrição ou a decadência. A pergunta 432 é clara: tíquetes de caixa e recibos sem identificação não servem; o documento fiscal precisa identificar perfeitamente quem comprou e a despesa feita.

O livro-caixa não precisa ser registrado na Receita nem em cartório, segundo a página de deduções, e pode ser feito no próprio Carnê-Leão Web. Na declaração anual, a ficha de rendimentos recebidos de pessoas físicas e do exterior tem uma coluna Livro-caixa, como mostra a pergunta 441.

O que esta página não cobre

Lemos o artigo 6º da Lei nº 8.134/1990, as perguntas 427 a 441 do Perguntas e Respostas IRPF 2026, as páginas de deduções e o manual do carnê-leão e as tabelas de 2026 em 19 de outubro de 2026. Não tratamos de quem fatura como MEI ou por uma empresa, que segue outras regras, nem do desconto simplificado. Os exemplos são inventados. Esta página não é assessoria tributária: para o seu caso, fale com um contador.